Représentants

Soumission d’une réclamation par un représentant

Si vous êtes un courtier, une banque, un intendant ou un autre représentant qui soumet une réclamation en votre propre nom ou au nom d’autres propriétaires bénéficiaires, ou un préparateur de réclamations qui soumet une réclamation au nom de propriétaires bénéficiaires, vous devez fournir les cinq (5) documents suivants :

1. un (1) formulaire de réclamation principal;
2. un (1) document de vérification de la signature;
3. un (1) document de vérification des données;
4. un (1) document d’autorisation (si la réclamation est présentée au nom de clients ou d’acheteurs);
5. une (1) feuille de calcul Excel indiquant les opérations et les avoirs.

Si vous avez acheté ou acquis l’action ordinaire de CannTrust dans l’intérêt bénéficiaire d’une personne ou entité autre que vous-même au cours de la période de réclamation et que vous avez reçu une trousse de réclamation, vous devez, dans les dix (10) jours civils suivant la réception de la trousse de réclamation :

Veuillez indiquer clairement l’option que vous choisissez.

Les représentants fourniront aussi les adresses courriel de ces propriétaires bénéficiaires à l’Administrateur des réclamations dans la mesure où elles sont disponibles.

Si vous fournissez une liste de noms et d’adresses à l’Administrateur des réclamations (Option A) :

1.  Dressez une liste des noms et des adresses des propriétaires bénéficiaires décrits dans le tableau ci-dessus.

2.  Préparez la liste dans la feuille de calcul préformatée Microsoft Excel que vous trouverez en cliquant ici.

3.  Envoyez cette liste à l’Administrateur des réclamations en suivant les deux (2) étapes ci-dessous :

o Étape 1 - Téléchargez la feuille de calcul préformatée Microsoft Excel que vous trouverez en cliquant ici; ET
o Étape 2 - Envoyez par courriel la feuille de calcul préformatée Microsoft Excel remplie à info@CannTrustSecuritiesSettlement.ca

REMARQUE IMPORTANTE : Vous pouvez choisir de protéger votre feuille de calcul préformatée Microsoft Excel au moyen d’un mot de passe; vous devez toutefois fournir le mot de passe à l’Administrateur des réclamations.  Veuillez noter que l’Administrateur des réclamations peut ne pas accepter les liens sécurisés vers des messages (c.-à-d. des courriels sécurisés ou des courriels chiffrés).

Si vous envoyez la trousse de réclamation aux propriétaires bénéficiaires (option B) :

1.  Demandez le nombre de copies nécessaires de la trousse de réclamation par courriel à info@CannTrustSecuritiesSettlement.ca et

2.  Envoyez les trousses de réclamation par la poste aux propriétaires bénéficiaires concernés dans les dix (10) jours civils suivant la réception des trousses de réclamation. Si vous avez des questions, communiquez avec l’Administrateur des réclamations par courriel à info@CannTrustSecuritiesSettlement.ca par téléphone au 1-833-871-5359.

Réclamation soumises par les représentants:

Si vous êtes un représentant, vous devez fournir les cinq (5) documents suivants :

1. FORMULAIRE DE RÉCLAMATION PRINCIPAL DÛMENT REMPLI

• Vous devez soumettre un (1) formulaire de réclamation principal par réclamation. Votre réclamation peut contenir un ou plusieurs comptes.

• Vous devez remplir la section de l’identification du réclamant (section II à la page 4) et la section des accusés de réception (section IV à la page 7). La page d’identification du réclamant doit contenir les coordonnées de votre institution. La page des accusés de réception doit être signée par un signataire autorisé inscrit sur votre document de vérification de signature et doit indiquer la capacité (fonction) du signataire.

2. DOCUMENT DE VÉRIFICATION DE SIGNATURE

• Si vous êtes une institution ou un préparateur de réclamations qui dépose une réclamation au nom d’un client ou de comptes de capitaux propres (c.-à-d. pas un réclamant particulier), vous devez fournir un document attestant que le particulier qui a signé le formulaire de réclamation et tout document supplémentaire est autorisé à signer au nom de son entreprise.

• Voici quelques types courants de documents qui répondent à cette exigence : (Veuillez noter que certaines entités peuvent avoir des documents différents qui répondent à cette exigence. Si vous ne pouvez pas soumettre les documents énumérés ci-dessous, vous devez soumettre un document équivalent) :

- Une copie des statuts de l’entreprise, y compris la ou les pages de signature

- Une copie de la résolution interne de l’entreprise, y compris la ou les pages de signature

- Un affidavit notarié signé par un dirigeant de l’institution accordant clairement une autorisation à un particulier précis ou confirmant son pouvoir de signer au nom de son entreprise.

3. DOCUMENT(S) DE VÉRIFICATION DES DONNÉES

• Si vous êtes une institution ou un préparateur de réclamation au nom d’un client ou de comptes de capitaux propres (c.-à-d. pas un réclamant particulier), vous devez fournir un affidavit notarié ou une lettre signée sur un papier à en-tête de l’entreprise qui répond aux critères suivants :

- Confirme le nombre de comptes et d’opérations distincts dans votre fichier

- Divulgue la source de vos données (c.-à-d. système interne de conservation de données)

- Atteste la véracité et l’exactitude des opérations et des avoirs dans votre dossier électronique

- Est exécuté par un signataire autorisé qui figure sur votre document de vérification de signature et qui précise à la fois la capacité et les coordonnées de ce signataire.

4. DOCUMENT D’AUTORISATION (SI VOUS DÉPOSEZ AU NOM D’UN CLIENT OU DE COMPTES DE CLIENTS)

• Si vous êtes une institution ou un préparateur de réclamation qui dépose au nom d’un client ou de comptes de clients (c.-à-d.. pas un réclamant particulier), vous devez fournir un document à jour attestant que vous êtes autorisé à déposer et à signer les réclamations au nom de vos clients.

• Voici quelques types courants de documents qui répondent à cette exigence :

- Une procuration

- Une entente sur les services

- Une lettre signée et datée sur le papier à en-tête de l’entreprise accordant expressément à votre entreprise le pouvoir de déposer et de signer les réclamations en leur nom.

- Un affidavit notarié ou une lettre signée sur un papier à en-tête de votre entreprise confirmant votre pouvoir de déposer et de signer des réclamations au nom de vos clients. Il doit être exécuté par un dirigeant de la société qui figure également sur votre document de vérification de signature et doit faire référence à la capacité et les coordonnées du signataire.

Veuillez noter que certaines entités peuvent avoir des documents différents qui répondent à cette exigence. Si vous ne pouvez soumettre les documents énumérés ci-dessous, vous DEVEZ soumettre un document équivalent.

5. FEUILLE DE CALCUL EXCEL CONTENANT LES OPÉRATIONS ET LES AVOIRS

Vous devez fournir toutes les opérations et les avoirs pour chaque compte pour lequel vous soumettez une réclamation en respectant le format requis indiqué dans les instructions de dépôt électronique.

Cliquez ici pour télécharger les Instructions de dépôt électronique.

Cliquez ici pour télécharger la feuille de calcul préformatée Microsoft Excel afin de soumettre vos opérations.

DOCUMENTATION SUPPLÉMENTAIRE (SI DEMANDÉ) - VÉRIFICATION DE L’INTÉGRITÉ DES DONNÉES

L’Administrateur des réclamations peut demander à certaines entités, désignées par Epiq, qui soumettent des réclamations par voie électronique, de fournir des documents supplémentaires à l’appui de certaines opérations ou de certains avoirs figurant dans les réclamations. Cette vérification de l’intégrité des données est conçue pour vérifier l’intégrité globale d’une soumission de données. Par conséquent, la documentation fournie doit être indépendante et suffisante pour vérifier la validité et l’exactitude de l’ensemble de la soumission des données. Même si vous avez fourni une lettre ou un affidavit attestant la véracité et l’exactitude de vos données lors de la soumission de votre réclamation initiale par voie électronique, nous exigerons des preuves documentaires spécifiques (confirmations d’opérations, relevés mensuels ou équivalents), afin de vérifier indépendamment les détails des opérations et/ou des avoirs demandés, si votre réclamation est sélectionnée pour une vérification de l’intégrité des données.